¿Los documentos de tu empresa se multiplican? Una gestión documental correcta te salvará de muchas situaciones indeseables.

La gestión documental es uno de los aspectos que deben cuidarse en las empresas, en especial aquellas compañías que desempeñen actividades vinculadas a la generación de documentos, como las del sector legal, finanzas, consultorías.

Con la aparición de programas para la gestión documental se ha provocado una revolución en el sector. Sin embargo, la gestión documental tradicional todavía tiene mucho que aportar desde lo organizativo. No únicamente se trata de usar los programas especializados, sino de darle a esa tarea una lógica que ayude a potenciar la eficiencia y eficacia.

¿Cómo ayuda la gestión documental a una empresa?

Cuando se es parte del sistema de gestión de una empresa, se sabe la gran cantidad de documentación que se hace, además del tiempo que se emplea y de lo tedioso que puede resultar el análisis de la información o los datos que se generan. Esto quiere decir que la gestión documental es parte esencial y diaria de una empresa.

Al tener una gestión documental descontrolada se genera un caos y esto puede traer consecuencias que en su mayoría llegan a ser graves. Por ejemplo, que se pierda dinero por sanciones que no se cumplieron en su plazo o porque no se contaba con el documento que pedían. Las empresas que pasan por este tipo de casos, optan por una solución que resulte eficiente, sin que se tenga que usar papel y que al mismo tiempo se puedan automatizar procesos.

Por lo que contar con una gestión documental organizada va a representar un gran beneficio para tu empresa. Te permitirá lo siguiente:

1. Tener mayor productividad. Al contar con una adecuada gestión documental tendrás mayor eficacia y eficiencia en la búsqueda y recuperación de los expedientes o documentos que requieras.
2. Ahorrarás costes. Por lo general se reducen los espacios donde se preserva la documentación, debido a que no se encuentran en papel.
3. Manejarás adecuadamente tus tiempos. Al contar con todos tus documentos en un repositorio, con las mismas clasificaciones, descripciones, será más fácil para la empresa encontrar y recuperar una información, lo que agilizará las tareas de la empresa.
4. Mejorarás el ROI (retorno de la inversión). La gestión documental adecuada te permitirá reducir costes, aumentar la calidad y mejorar la productividad, por lo que se impacta positivamente en el ROI.
5. Reducirás el riesgo profesional. Cuando se maneja un volumen grande de documentos se tiene el riesgo de perderlo, duplicarlo o que se deteriore. Un buen sistema de gestión documental puede ser la solución a estos riesgos.
6. Mejorarás los procesos. Al ser un proceso automatizado se tendrá un control propio del mismo proceso y de los documentos que se están generando, lo que va a mejorar el tiempo de la misma gestión y tramitación.

Buenas prácticas en la gestión documental de las empresas

Un programa de gestión documental cuenta con módulos especializados para la administración de la información, además genera un orden que se basa en ciertos aspectos que se seleccionaron previamente. Por ejemplo, categoría, prioridad, fecha, etc.

Tener un programa de gestión documental no va a significar que los usuarios de la empresa deban desentenderse por completo. Hay aspectos que tienen relación con la gestión documental offline que van a ser importantes para que mejore la productividad. Para que todo se cumpla se deben aplicar estas buenas prácticas:

1. Nombra a los responsables: aunque el programa de gestión documental e información se encargue de automatizar muchos procesos, es importante que se tenga un responsable encargado de supervisar el uso correcto del programa. Esto también será clave desde lo estratégico, ya que si no se tienen quien monitorice los objetivos a cumplir, estos pueden pasar por desapercibidos.
2. Cada documento con su fecha y clara autoría: este punto es muy importante, si no se cumple se corre el riesgo de que se desarrollen muchos problemas que estarán vinculados. Generalmente, los programas de gestión documental contarán automáticamente estos elementos, pero es bueno tenerlos en cuenta para que la información se pueda gestionar fácilmente en la empresa.
3. Controla y clasifica: tener un control sobre la documentación que se está almacenando, como que se mantenga la seguridad de los datos confidenciales, serán parte importante en la gestión correcta de la información de las empresas. Un programa de gestión documental cuenta con este tipo de seguridad, especialmente si el servidor se aloja en una nube. Igualmente, la información debe tener un patrón que sea claro para su clasificación, debe existir coherencia.

Consejos para mejorar la gestión documental

Digitaliza los documentos que estén en papel: el primer paso para que se mejore la gestión documental es la digitalización de toda la información que se encuentre en papel. Hacer esta transformación va a mejorar todo el proceso, debido a que este formato es más fácil de recuperar, administrar o buscar.  

• Centraliza el contenido de tu organización: establece un repositorio donde se pueda centrar tu documentación. Que todo se encuentre en un punto específico hará que la gestión documental se unifique, lo que evita que se dupliquen documentos, por lo que se conseguirá la información rápidamente.
• Haz un buen uso de los metadatos: los metadatos resultan un buen recurso cuando se quiere estructurar la información y optimizar toda la gestión documental. Estos van a describir el contenido de los archivos que junto a una buena categorización va a significar una mejoría en la localización de los documentos.
• Sácale provecho a tu tiempo con modelos estandarizados: tener modelos de documentos definidos previamente va a simplificar la elaboración de estos documentos, por lo que hará un ahorro significativo del tiempo.

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Sin duda, toda organización necesita de una gestión documental eficiente y eficaz. ¿Ya aplicas estos consejos en tu empresa? Si aún no es así, esperamos que este artículo te haya ayudado en la administración de tu compañía.  Escríbenos y nuestros especialistas en INDATTA te ayudarán a mejorar los procesos de tu negocio.