Los softwares de gestión documental son la alternativa perfecta para tener todos tus documentos en orden. En este post hablaremos de cuáles son los 10 mejores softwares para la gestión documental que tu empresa está necesitando. Como sabrás en el mercado hay miles de opciones, pero estas mantendrán el orden que requieres para cumplir todos tus objetivos.

¿Qué son los softwares de gestión documental?

Los softwares de gestión documental son diferentes programas que están integrados simultáneamente para que no te pierdas ningún dato o información relevante. Por lo general, los softwares de gestión de documentos, conocidos por la abreviatura DMS, se usan para mejorar la seguridad de los archivos de una empresa. También se podrán en práctica cuando se quiera cumplir de una forma más eficiente las normativas.

Cuando se usa un software de gestión documental el acceso a los archivos y datos es mucho más fácil, así como también a las copia de seguridad que tiene algún documento. Se pueden recuperar sin dificultad algunos datos o documentos borrados. Por lo que aporta al usuario una seguridad extra de que sus datos permanecerán resguardados, sin la posibilidad de extraviarlos.

Estos programas van a maximizar la productividad de las empresas que cuentan con ello. Hay diferentes softwares de gestión documental en el mercado. Acá te expondremos cuáles son los 10 mejores. Son gratuitos y están disponibles tanto para Mac como para Windows.

PDFelement Pro

El programa PDFelement Pro es uno de los mejores softwares de gestión documental que hay en la actualidad. Se puede usar tanto en Mac como en Windows y sirve para que los usuarios puedan gestionar y organizar todos los documentos PDF que tengan. Con descargarlo al ordenador se podrá editar, convertir y compartir archivos PDF de una forma segura.

Este programa también permite manejar documentos escaneados por medio de la tecnología OCR, es decir de reconocimiento óptico de caracteres. Es una alternativa de gestión de archivos muy bien equipada. Por lo que seguramente la llegarás a usar más de una vez en tu empresa. Si manejas muchos archivos de este tipo, no dudes en usarla.

Características:

• Permite editar textos, imágenes, páginas individuales o por lotes.
• Resalta, firma, tacha, estampa, subraya, añade notas, cuadros de texto, etc en el archivo de PDF.
• Convierte cualquier tipo de archivo en PDF. Al mismo tiempo podría combinar varios archivos o dividir un archivo en diferentes documentos.
• Ofrece protección del PDF con contraseñas, marcas de agua y el uso compartido seguro.

OpenDocMan

Otra opción es OpenDocMan, este también forma parte de los mejores softwares de gestión documental fue diseñado para que se almacenará y accediera a documentos de una forma centralizada. Su implementación se basa en la web, pero es completamente compatible con Mac y Windows.

Igualmente puede usarse como una aplicación en los dispositivos Android, Windows o iOS, por lo que es muy fácil tener acceso a los documentos almacenados en este programa. Sin importar donde se esté.

Características:

• Almacena e indexa los documentos.
• Soporta diferentes idiomas.
• Se puede gestionar el flujo de trabajo y el correo electrónico por medio del programa.

LogicalDOC

Ahora hablemos del tercero de los mejores softwares de gestión documental. Este es de código abierto y ofrece una solución en múltiples plataformas. Con LogicalDOC es posible almacenar los documentos en la nube, de esta forma el acceso a los archivos puede hacerse desde cualquier parte del mundo y cualquier momento. Permite que las empresas ahorren tiempo en la gestión de sus datos y pueda aumentar la eficiencia y productividad.

Características:

• La interfaz que usa es muy intuitiva, por lo que no se requiere alguna formación previa.
• Los documentos comerciales pueden ser importados automáticamente y se les almacena de una forma centralizada.
• Al tener un repositorio central los archivos se encuentran seguros en un mismo lugar.

OnlyOffice

El séptimo de los mejores softwares de gestión documental que se consigue completamente gratuito es OnlyOffice. En él se puede editar documentos online y gestionarlos con servicios que son multifuncionales. Lo que permite que se puedan reducir costes y simultáneamente se ahorra tiempo.

Características:

• Es un editor de documentos de forma online único para páginas HTML.
• Se pueden hacer colaboraciones simultáneas en tiempo real.
• Permite la creación de presentaciones online

OpenKM

El programa OpenKM se desarrolló para la gestión y organización de documentos digitales y archivos. Su fin es que el trabajo diario se simplifique y mejore la eficiencia. Este es uno de los mejores softwares de gestión documental debido a que almacena, rastrea, edita y gestiona los documentos electrónicos.

Características:

• Hace posible que se capturen metadatos y se clasifiquen los documentos de una forma fácil.
• Debido a su ejecución automatizada del flujo de trabajo hace que sea necesario menos tiempo para esta tarea.
• Asegura un alto grado de precisión en la búsqueda de archivos.

FossLook

Este es un programa de gestión de documentos electrónicos que permite organizar todo tipo de archivos, eliminando por completo el papel. Se concentra en el almacenaje de la información importante en un mismo sistema.

Características:

• Mejora la eficiencia y productividad de las organizaciones.
• Se puede usar en función de las necesidades que tenga la empresa.
• Permite la automatización y el flujo de trabajo.

Meet Bitrix24

El siguiente en la lista de los mejores softwares de gestión documental es Bitrix24. Este es un programa online que es fácil de usar y está disponible de forma gratis. Está desplegado tanto en la web como en la nube. Le da a sus usuarios la flexibilidad de poder trabajar desde un dispositivo iOS o desde un Android, por medio de una aplicación móvil.

Características:

• Los documentos pueden ser clasificados como compartidos o privados.
• Se puede colaborar de forma fácil con documentos del mismo tipo.
• Los archivos viejos y borrados quedan registrados junto a las versiones actualizadas y nuevas.

Scopidea

Ahora hablemos de Scopidea, este es uno de los mejores softwares de gestión documental debido a que permite que la gestión de los archivos sea muy fácil. Todos los documentos quedan almacenados en un lugar centralizado. Hace colaboraciones con Dropbbox, Google Drive y Onedrive lo que hace que sus funciones sean muy fiables.

Características:

• Se organiza y estructura el contenido para la gestión documental.
• Genera automáticamente emails cuando se hacen cambios en los documentos.
• Cada cambio en los documentos se registra y se puede hacer un seguimiento de estos.

Microsoft SharePoint Online

Ahora, Microsoft SharePoint Online permite la gestión del contenido, conocimiento, documentos y archivos de una forma rápida. Hace que la gestión documental sea totalmente fácil. Además incluye opciones de compartición, almacenamiento de archivos, y más.

Características:

• Los documentos se encuentran seguros y archivados para evitar la piratería informática.
• Colabora con otros programas de Microsoft lo que hace que haya una gestión de documentos sin inconvenientes.

Dropbox Business

Una variante de Dropbox es Dropbox business. Está diseñada para las empresas debido a que se pueden compartir de forma fácil documentos. Se recomienda para que los miembros de un equipo de trabajo puedan enfocarse en un mismo trabajo conjunto. Se puede compartir datos de forma instantánea.

Características:

• Se puede hacer seguimiento a diferentes actividades.
• Es posible borrar y transferir archivos de forma remota.
• Cuenta con una herramienta de recuperación de archivos.
• El almacenamiento es ilimitado.

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Ahora que ya conociste cuáles son los mejores softwares de gestión documental que puedes implementar en tu empresa para mejorar el flujo de trabajo, ¿piensas aplicar alguno, con cuál te quedas? En Indatta también tenemos otro artículo donde hablamos sobre la Gestión documental: ¿Cómo puede ayudar a las Empresas y PYMES? No te lo pierdas y léelo para mejorar los procesos internos.